项目经理高效开会小技巧-凯发备用官网

项目经理要明确自己的定位 ,pm不仅是会议主持者,更是会议把控者,可能还在一定程度上是决策者。

作为项目经理,在项目实施过程中,有各种需要协调、解决、确认的事情。为了达成目的,就会涉及到各种形式的会议,比如项目周例会、复盘会议、评审会议等。

项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进度、解决项目冲突、确保项目按计划进行的有效手段。因此高效率的项目会议对于成功的项目管理来说十分重要。

所以今天我们就来讨论一下,如何高效率地开会。

一、做到五个明确

01明确开会的目的

开会是解决问题的,不是听你来唠叨的,让那些假大空的话见鬼去吧!有重点,有干货,这才是王道。

有些领导喜欢唠叨,有些调皮的小朋友称之为“洗脑”,殊不知,任你唾沫星子满天飞,参会的小伙伴已经习惯了,左耳朵进右耳多出,久而久之,开会倦怠感已经肆虐。这称之为扯淡的会。

最有名的例子就是万达的会议制度,扯淡的会,万达从来不开。一家企业要来万达全面取经,涉及到管理、财务、人力、管控、信息化、纪检、凯发备用官网的文化等,万达每个板块的一把手每人讲述一刻钟,每人10张ppt,效率之高、干货之干,令那家企业高管们惊叹不已。

02明确开会内容

有些公司在开会的时候ppt百花竞艳,为了ppt煞费苦心。为解决一个问题,追根溯源,有原因,有背景,有问题,有展望,特效效果也做的异常绚烂,结果头重脚轻,主题内容却表达不清不楚。

其实ppt的华丽与否不是决定性因素,它虽然可以为你的会议加分,但抛去这些华丽的外衣,直奔主题才是精华。

03人员明确

邀请参加会议的人员需要与会议主题相关,开会,并不是人越多越好。人多不仅增加会议成本,延长会议时长也会增加扯皮的可能性,不容易行程一直的会议结论,也不利于会议控制。因此,要本着“相关性”和“少而精”的原则,精选参加会议的人员,不要让不相关的人参与,避免“陪绑”现象。

04议程明确

时间、发言人明确,有明确的顺序和限定时间,阐明每个议题的时间分配方案。便于讨论准备,即使在思维发散,头脑风暴的时候也可以帮助收敛回来。确保有效控制会议的进程与高效。

05记录明确

由于参加会议的大部人往往只记录或者记住自己关心的内容,因此为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花以及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来,必须做好会议记录。将会议记录整理好并分发与会人员进行确认(必要时可做工作汇报材料向未参与会议的领导做汇报)。防止会后记忆有误,产生权责纠纷,衍生出新的问题。

二、做好会前、会中、会后注意事项

01会前准备

● 提前准备好议题、议程、会议材料并确定参与人、主持人和记录人;

● 会议议题、议程、时间、地点确定后,要提前告知参会人员并提前发放相关会议资料;

● 提前准备好会场设备设施。

02会中做好控制

确保会议按时开始,严格按照会议议程进行;

● 严格把控会议时间和进度,按时结束;

● 营造活跃开放平等的会议环境;

● 保障与会者相互尊重彼此发表的意见;

● 控制会议秩序,避免过度讨论,如发现跑题立即制止;

● 对讨论结果进行及时汇总,形成会议结论。

03会后做好跟踪

衡量一个会议是否有成效,一看会议是否能够形成有效的决策、二是会后的决策是否能在规定的时间内实现;

● 会议记录要明确记录待追踪事项;

● 会议的发起人要制定专人追踪完成工作的进度;

● 如是例行会议,可在下次会议前,整理出待完成的事项表追踪情况。

三、高效开会十大原则

1、凡是会议,必先准备:时间、地点、人员、物料、议程、通知。

2、凡是会议,必先训练:头脑风暴的会议如何开?发布性的会议如何开?

3、凡是会议,必有纪律:迟到、早退、中途退场、玩手机、会议时长、发言时长,怎么处理?

4、凡是会议,必有主题:主题越单一,越明确越好。最好不超过3个。

5、凡是主题,必有议程:会议具体的流程是什么?第一步、第二步、第三步。

6、凡是议程,必有决议:不能议而不决,开完一次会议得出了什么结果?

7、凡是决议,必有追踪:决议如何落地?如何执行?怎么执行?

8、凡是追踪,必有结果:谁的责任?进度怎么样?结果如何?

9、凡是责任,必有奖惩:赏罚分明,赏罚并重,不能只奖不罚或是只罚不奖。

10、凡是奖惩,必须公开:公开、公正、透明、不用顾忌不必要的颜面。

提前准备,把控节奏,做好纪要,是一场有效会议的必要条件。

综上,那些有价值的会议,都是让所有人有备而来、高效参会,带着明确的结论回去,并做到执行有力、落地有声

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