对于行政管理部门来说,会议准备、会议议程、会后工作、纪律管理与公司的管理工作息息相关,这也是行政管理工作中非常重要的内容,一旦没处理好,就会引发很多内部管理纷争,这份资料或许能够给你一些启发,上干货……
制度正文
第一条 目的。为规范公司的会议管理工作,提高公司的会议效率,特制定本制度。
第二条 适用范围。本制度适用于公司召开的各类日常会议。
第三条 职责。公司会议的准备、安排与召开由公司总经办负责。
第四条 公司会议分类。(略)
第五条 定期会议召开的准备。对于定期召开的常规会议,会议负责人需在会前明确该次会议的主题和临时出席人员。
第六条 不定期会议召开的准备。召开不定期会议时,组织人需做出会议启动报告,报告一般包括以下内容。
(1)会议名称、主旨、目标。
(2)会议议题。
(3)会议时间、地点。
(4)会议议程。
(5)会议主持人、列席人员名单。
(6)会议财务预算。
(7)接待工作说明。
(8)当前筹备情况及进展,可能存在的问题、凯发备用官网的解决方案。
(9)会议工作进度表。
第七条 根据会议要求,会议组织部门须拟定会议通知单,并做好通知工作,出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认,并做出相应的安排。会议通知编写时需注意以下内容。
(1)通知内容包括参加人员、会期、开始时间、地点、需准备的事项及要求等。
(2)通知书写须文字清楚、明白,力求不产生误解,全面、周到,确保没有漏项;用电话或其他形式通知时,要写出通知底稿,照稿通知。
(3)对于无记名参加的人员,要将其范围、对象、职务通知清楚。
(4)重要会议提前通知后,一定要跟踪准备情况,保证开会时各方面均准备到位。
(5)通知关键或具有决定性作用的参会人员时,要面对面或反复核实准备情况,征求其对会议准备和开展的意见。
第八条 会场准备。会议组织人员需在总经办的配合下及时准备会议场所、会议文件或资料,并做好会场布置、设备调试等工作。
第九条 与会人员准备工作。与会人员在收到会议通知后,应认真准备发言要点、提案纲要等,配合主持人,使会议收到预期效果。
第十条 会议议程安排。议程由会议组织部门拟定,包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员及其发言内容、各项要求等。
第十一条 会议变更。已列入计划的会议如需改期,或遇到特殊情况需要安排其他会议时,会议组织部门需提前2天发出通知。
第十二条 签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名;对于涉外会议,联系簿上要有与会人员的姓名、职务、所代表单位或部门等内容。
第十三条 会场服务。
(1)引导入座。会议工作人员按事前安排好的座位引导与会人员尽快就座,其间要特别注意主要领导人员和主席台就座人员的座次。
(2)分发会议文件、材料。重要文件需发至个人或主要负责人手里,可事先领取签收,也可于会场中领取签收。
(3)维护会场秩序。大型会议需保证会场内外的肃静,注意周围警戒和保卫,严防各种事故发生。
(4)对会中一般需用物品应做好余量准备,以应付个别需求。
(5)保证会议环境通风良好、光线充足和地面干净。
(6)处理会议中的临时事项。
第十四条 会议组织部门需记录会议内容,并编制会议纪要。
(1)分析、总结、提升记录,形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具体事项、事例等。
(2)按提纲和中心议题起草会议结论性材料。
(3)会议纪要内容。
①会议简况,包括时间、地点、参加人员和议题。
②会议结果及会议主要精神,这部分是重点,是会议效果的反映,纪要应纪实、扼要、精到。
(4)会议纪要等结论材料经上级领导审批后,打印并下发给相关部门。
(5)按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。
第十五条 落实会议决议。总经办负责督办和催办会议形成的决议或决定,于会后一周内发会议决议事项催办通知单至相关负责人,并收集反馈意见。
第十六条 归档会议资料。会议组织部门要做好会议总结,整理好会议资料,并按公司档案管理规定,定期交档案管理人员归档。
第十七条 参会人员必须准时出席会议,因故不能参加者,需提前向上级领导请假,不得无故缺席、迟到或早退。
第十八条 参会人员需携带记录本和笔,做好会议记录。
第十九条 会议期间,需将一切通信工具置于关闭或振动状态,不随便走动、不交头接耳、不做与会议无关的其他事情。
第二十条 严格遵守会议开始时间。主持人在会议开始时应对本次会议作简要说明,将会议进行顺序及时间安排告知与会者,并指定专人控制会议进度,引导其在一定时间段作出总结;若要延长会议时间,需得到大家的同意。
第二十一条 任何人不得向无关人员泄露会议内容。妥善保管会议材料,不准泄露会议机密。
第二十二条 本制度经总经理批准后,自××××年×月×日起执行。
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